Planejamento

Esta é das minhas passagens preferidas do Livro Alice no País das Maravilhas (Lewis Carrol, 1865), e elucida a importância do planejamento. Este é daqueles conceitos da Gestão da Qualidade essenciais para qualquer organização, seja uma fábrica de automóveis, um laboratório, ou mesmo na nossa vida pessoal e profissional.

O planejamento é a primeira fase do ciclo de Deming (também conhecido por ciclo P-D-C-A ou da melhoria contínua). É a primeira atividade da Gestão da Qualidade (os outros são o controlo, a garantia, e a melhoria da qualidade), que compreende o estabelecimento de objetivos, a especificação de processos operacionais e alocação de recursos (materiais e humanos), para atingir esses objetivos.

Vamos analisar um exemplo da rotina laboratorial:

O seu Laboratório pretende diminuir o número de repetições de esfregaço. Essas repetições representam um custo adicional e que pode ser evitado – um custo da não qualidade. Esse custo se prende com o material utilizado para repetir o exame, o tempo que o técnico despende no processamento, e a demora acrescida na resposta ao exame, o que pode prejudicar a ação clínica sobre o doente.

Objetivo: reduzir para um máximo de 5% o número de repetições de esfregaços no laboratório. Nos anos anteriores os valores de repetições foram de 10% e 15%. Para estabelecer um objetivo, tem que criar um indicador e conhecer o seu histórico, para perceber se está melhorando ou não, e definir metas realistas.

Processo e recursos. Primeiro, vamos analisar se o problema acontece com todo o staff ou apenas com alguns elementos? Qual a origem do problema: fixação? Destruição das células? Distorção? Depois de identificada a origem proporcionar formação para o staff técnico, sobre como efetuar esfregaço (dica: treinar com creme hidratante para as mãos é uma ótima ideia). Verificar se o material existente é suficiente e adequado.

Vai monitorizando o número de repetições (esse é o nosso indicador) periodicamente (recomendo mensal ou trimestralmente) para verificar se está indo de encontro aos objetivos, e se suas ações estão levando à melhoria.

No final do ano, atingiu objetivo? Qual o ganho? Quanto dinheiro poupou em material e em tempo de recursos humanos por diminui o número de repetições? E o tempo de resposta aos seus exames, diminuiu? Aposto que também melhorou, porque já não tem que esperar por aquela repetição.

Este exemplo ilustra a importância da qualidade, e de como ela aumenta a eficiência do nosso sistema, e a melhoria da prestação para o doente (menor tempo de espera por um resultado, que permite iniciar tratamento mais cedo). Deu para perceber como o planejamento é a pedra basilar desse processo? Se lembre que, tal como descrito por Carrol, se não tivermos um rumo definido, nunca vamos alcançar nossos objetivos.